JAWAB : UU No 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, dikatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan / peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemda, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan masyarakat, berbangsa dan bernegara.
2. jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan Nilai Guna Arsip pada suatu organisasi ?
JAWAB :
a). Arsip Dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi perkantoran. Menurut fungsi dan gunanya dibedakan menjadi :
* Arsip aktip adalah arsip yang dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
* Arsip Semi Aktif adalah arsip yang penggunaanya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip
Aktif dan Inaktif.
* Arsip Inaktif adalah arsip yang jarang dipergunakan dalam peroses pekerjaan.
b). Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan. Arsip Statis ini
merupakan pertnggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk
generasi yang akan datang.
# Nilai Guna Arsip dapat dibedakan atas :
1). Nilai guna Primer adalah arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri.
2). Nilai guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti.
3. Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual records, machine - readable - records, dan arsip mana yang paling sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk legaltas ataupun sebagai bukti sejarah ?
JAWAB : * Arsip paper records : arsip berupa teks yang ditulis diatas kertas.
* Arsip audio visual records : arsip yang dapat dilihat dan didengar.
* Arsip Machine - readable - records : arsip elektronik yang merupakan arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dan hanya komputer yang dapat prosesnya.
Arsip yang sering digunakan adalah arsip Paper Record.
4. Sistem pengolahan kearsipan terbagi menjadi dua yaitu sentralisasi dan desantralisasi, berikan pendapat kedua tersebut dan mana yang paling cocok digunakan dilembaga pemerintah Daerah dan Lembaga Pendidikan Swasta ?
JAWAB : a). Sistem Sentralisasi memutuskan seluruh wewenang diposisi puncak pada suatu struktur
Organisasi. Kelemahan sistem Sentralisasi adalah dimana seluruh keputusan dan kebijakan
didaerah dihasilkan oleh orang - orang yang berada dipemerintahan pusat, sehingga waktu untuk memutuskan sesuatu menjadi lama.
b). Sistem Desantralisasi keputusan yang dibuat lebih dekat dengan pelanggan dan cara yang bai untuk melatih dan mengembangkan manajemen junior, kelemahan sistem Desantralisasi yaitu pengambilan keputusan tidak selalu strategis dan sulit untuk mencapai kontrol keuangan yang ketat.
5. Salah satu kegiatan kearsipan adalah filling, apa pengertian filling dan bagaimana metode penyimpanan yang sistematis arsip dengan mudah dapat digunakan ?
JAWAB : Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan, filling dapat diartikan suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan.
* Metode Penyimpanan
a). Sistem Abjad
b). Sistem Masalah
c). Sistem Nomor
d). Sistem Tanggal
e). Sistem wilayah
6. Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan nilai guna, dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut dapat menjadi sangat kursial.
JAWAB :
a). nilai guna primer adalah pada kegunaan untuk kepentingan lembaga / instansi dan meliputi :
* Nilai Guna Administrasi
* Nilai Guna Hukum
* Nilai Guna Keuangan
* Nilai Guna Ilmiah / teknologi
b). Nilai Guna Sekunder adalah kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga / instansi lain, dan atau kepentingan umum diluar instansi. Meliputi :
* Nilai Guna pembuktian
* Nilai Guna Informasi
c). Berdasarkan sifat meliputi :
* Arsip Tertutup adalah arsip dalam pengelolaan tetang Rahasia.
* Arsip Terbuka adalah pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak.
d). Berdasarkan tingkat penyimpanan / pemeliharaan meliputi :
* Arsip Sentral yaitu arsip yang menyimpan / pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
* Arsip Pemerintah adalah yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
* Arsip Unit adalah hanya menyimpan arsip yang ada di Unit yang bersangkutan.
e). Berdasarkan keasliannya. dibedakan atas arsip asli, tembusan, salinan, dan arsip petikan.
f). Berdasarkan Subjeknya meliputi arsip keuangan, kepegawaian, kependidikan, dll.
g). Berdasarkan bentuk dan wujudnya yaitu yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelengaraan.
h). Berdasarkan sifat kepentingannya. dibedakan atas :
* Arsip non - esensial adalah tidak memerlukan pengolahan.
* Arsip penting adalah arsip yang mempunyai nilai hukum.
* Arsip Vital adalah arsip yang bersifat permanen.
7. Bagimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan arsip Dinamis dan jelaskan dari siklsus Arsip Dinamis ?
JAWAB : Karena arsip Dinamis masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perakantoran.
* Siklus Arsip Dinamis yaitu meliputi :
a). Tahap pertama (tahap penciptaan).
b). Tahap kedua (tahap pengunaan aktif).
c). Tahap ketiga (tahap Inaktif).
d). Tahap keempat (tahap penyusunan jadwal potensi arsip)
8. Bagimana mekanisme dari pemindahan, permusuhan, dan penyerah arsip yang berlaku dipemerintah ?
JAWAB : * Pemerintah Arsip adalah memintahkan arsip dari unit pengolahan ke unit kearsipan berdasarkan
jadwal retensi.
* Pemusnahan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara pemindahan arsip.
9. Jelaskan menurut saudara tentang Map, Folder, Guide, Filling Cabinet, Boxes, File, Rotary Filling, Cardex, dan A modern Organization is an informasi based organization.
JAWAB :
* Map yaitu berupa lipatan kertas yang menyimpan arsip
* Folder yaitu lipatan kertas tebal untuk menyimpan / menempatkan arsip.
* Guide yaitu sebagai penunjuk / sekat dalam menyimpan arsip.
* Filling Cabinet yaitu perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakan secara vetikal (berdiri).
* Boxes yaitu kotak dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip.
* Rotari Filling yaitu peralatan yang dapat diputar
* Cardex yaitu berupa kartu dengan laci - laci yang dapat ditarik.
* A modern organization is an informasi based organization yaitu organisasi yang bertumpu pada informasi
10. PT. Bank Mandiri indonesia pada kantor pusat memiliki gedung dengan 12 Lantai, 2 itu digunakan untuk dokumen ( arsip ) dengan luas 120 M 2 perlantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila mengunakan rak konvensional dan non konvensial ?
JAWAB : Konvensional 1200 x 120 = 144.000
Non konvensional 2400 x 120 = 288.000
